İş Seyahatlerini Verimli Hale Getirmenin 7 Yolu
Seyahat, iş dünyasının en önemli parçalarından biridir. Faaliyet gösterdiğiniz sektöre bağlı olarak çalışanlarınızı sıkça seyahate göndermeniz gerekiyor olabilir. Bu seyahatler çalışanlarınızı olumsuz etkiliyorsa onlara birkaç öneri sunarak destek olabilir ve iş seyahatlerini verimli hale getirebilirsiniz. İşte, iş seyahatiyle ilgili dikkat edilmesi gerekenler:
1. Gidilecek Yeri Önceden Araştırmak
İş seyahatine çıkmadan önce hatta hazırlıklara bile başlamadan önce yapılması gereken ilk iş, gidilecek yeri araştırmaktır. Farklı bir şehre doğru yapılan seyahatlerde mevsimsel ve kültürel farklılıklarla karşılaşmak, çalışanların iş konsantrasyonunu olumsuz etkileyebilir. Bu nedenle gidilecek yerin belli olmasıyla birlikte doğrudan ilgili şehri araştırmak gerekiyor.
Araştırma sırasında iş seyahatine gidilecek şehrin mevsimini, kültürel yapısını, şehir yapısını, ulaşım ve yemek imkânlarını özellikle araştırmak gerekiyor. Bununla birlikte konaklanacak yer ile toplantı veya görüşmenin yapılacağı yer arasındaki yolculukla ilgili hesaplamalar da mutlaka yapılmalı.
2. Konaklanacak Oteli Doğru Seçmek
Evinden uzakta bir çalışanın kendini rahat hissedebilmesi için konaklamanın sorunsuz olması gerekir. Bu nedenle konaklama konusunda iyi araştırma yapılmalı ve her açıdan en uygun otel tercih edilmeli. Otelin oda özellikleri ve yeme - içme konusunda sundukları ön planda tutulmalı. Buna ek olarak toplantı lokasyonuna yakın olması veya ulaşım konusunda herhangi bir problem yaşatmaması da önemlidir.
3. İşler İçin Ön Hazırlık Yapmak
İş seyahatine çıkacak kişinin, ne tür bir iş ile ilgileneceğini bilmesi de ciddi önem taşır. Çalışan, seyahat edeceği lokasyonda görüşeceği şirket ve şirket yetkilileri hakkında bilgilendirilmelidir. Ayrıca iş konusu ve toplantı içeriği konusunda da detaylı bilgiler verilmelidir. Bu bilgiler ışığında çalışanın ön hazırlık yapması, hem seyahatin hem de görüşmenin rahat geçmesini sağlayacaktır.
4. İş ile İlgili Ekipmanları Önceden Hazırlamak
İş seyahatlerini işin kendisi açısından verimli hale getirmek için gerekli ekipmanların eksiksiz bir şekilde götürülmesi gerekir. Bu ekipmanların başında elbette bilgisayar gelir. Bilgisayara alternatif olarak daha az yer kaplaması ve daha hafif olması nedeniyle tablet de götürülebilir. Klavye ve fare gibi temel donanımların yanında depolama konusunda sorun yaşamamak için harici disk veya flash disk gibi bir ekipman da alınabilir. İşin niteliğine bağlı olarak belge veya ürün numunesi gibi malzemeler de unutulmamalıdır.
5. Eksiksiz Bir Valiz Hazırlamak
İş seyahatinde alınması gerekenler sadece iş ekipmanlarıyla sınırlı değildir. Seyahate çıkacak çalışanın, kişisel ihtiyaçlarını içeren eksiksiz bir bavul hazırlaması önemlidir. Giyim ve hijyen gibi konularda sıkıntı çekmemek, iş seyahatini daha verimli hale getirir. Bu doğrultuda seyahat çantasında olması gerekenler için şu malzemeleri sayabiliriz:
- Mevsime göre seçilmiş, iş ve dinlenme zamanları için ayrı ve yedekli kıyafetler
- Kişisel tercihlere uygun şampuan ve duş jeli
- Diş fırçası, macunu, ipi veya ağız bakım suyu
- Parfüm ve deodorant
- Kulaklık, şarj aleti ve powerbank
- Seyahat yastığı
- Güneş kremi ve güneş gözlüğü
- Ağrı kesici, mide ilacı ve yara bandı
6. Stres Atmak İçin Etkinliklere Katılmak
Seyahat içeren bir işin verimli bir şekilde tamamlanması için motivasyonun yüksek olması önemlidir. Bu nedenle iş seyahatindeki bir kişinin, iş dışındaki zamanları iyi değerlendirmesi gerekir. Özellikle birkaç günden uzun iş seyahatlerinde bu konu ekstra önem taşır. İş stresini hafifletmek ve çalışma motivasyonunu yükseltmek için gezi, konser, tiyatro, workshop ve benzer etkinliklere katılmakta fayda vardır. Böylece işlerin tamamlanmasının yanında bireysel deneyimler de kazanılır ve seyahat daha verimli hale gelir.
7. Sağlıklı Beslenmeye Dikkat Etmek
İş seyahatlerinde dikkat edilecek konuların belki de en önemlisi beslenmedir. İş gezilerinde genellikle otelin sunduğu yemeklerle beslenme ihtiyacı karşılanır. Fakat seçilen otelin sunduğu yemekler her zaman lezzetli veya sağlıklı olmayabilir. Buna ek olarak çalışanın beslenme konusunda özel tercihleri de olabilir. Bu konuda yapılması gereken, çalışana yeme - içme konusunda özgürlük sunmaktır.
TokenFlex yemek kartı, iş seyahatlerinde de çalışanların işlerini kolaylaştırır. Geniş üye iş yeri ağı sayesinde ülke genelinde yaygın kullanım imkânı sunar. TokenFlex dijital yemek kartına sahip çalışanlar, yurt içi seyahatlerinde de kendi beslenme tercihleri doğrultusunda restoran ve kafeleri tercih ederek sağlıklı yemekler tüketebilirler. Böylece hem damak zevki hem de beslenmeye bağlı sağlık durumu konusunda huzurlu olurlar.
İş seyahatlerini daha verimli hale getirmek için çalışanlarınıza dijital yemek kartı TokenFlex ile yemek desteği sunabilir, iş seyahatine çıkacaklara ekstra bakiye yükleyerek personelinizin çalışma motivasyonunu yükseltebilirsiniz. Hem iş seyahatindeki çalışanlarınıza destek olmak hem de %100’e varan vergi muafiyetinden faydalanmak için TokenFlex’e şimdi başvurun.
