Restoran Yazılımı Nedir, Nasıl Çalışır?

Restoran, kafe, lokanta gibi işletmelerde, hizmet süreçleri çok fazla adım içerir. Siparişten servise, ödemeden faturaya kadar oldukça uzun bir süreç söz konusudur. Tüm bu süreçleri manuel yönetmek oldukça zordur. Bu zorlukları ortadan kaldırmanın yolu ise restoran yazılımı/programı kullanmaktır. Peki, restoran programı nedir ve bu programla hangi işlemler yapılabilir?

Restoran Yazılımı Nedir?

Restoran yazılımı, yiyecek ve içecek servisi yaparak hizmet veren işletmelerdeki operasyonel süreçlerin hızlı ve kolay yönetilmesini sağlayan dijital bir programdır. Restoran otomasyon programı, cafe otomasyon sistemi, restoran otomasyonu gibi farklı isimlerle de bilinen bu yazılım, hem işleri kolaylaştırma hem de müşteri memnuniyetini artırma konularında etkili olur.

Restoran sahipleri tarafından tercih edilen ve temel olarak restoran programı adıyla anılan bu yazılımlar; restoran dışında kafe, lokanta, büfe, bar, bistro, yemek kamyonu gibi tüm işletmelerde kullanılabilir.

Restoran Yazılımı Nasıl Çalışır?

Restoran yazılımları, standart satış yazılımlarıyla benzer bir şekilde çalışır. Fakat gıda işletmeleri için özel olarak geliştirilen bu yazılımlar, bazı spesifik özelliklere sahiptir. Örneğin sipariş almanızı sağlayan fonksiyonlar hemen her satış yazılımında bulunurken masa yönetimi ve garson takibi gibi özellikler sadece restoran yazılımlarında bulunur.

Bir restoran programı kullanmak için öncelikle programın içerisine menünüzü ve masa numaralarınızı eklemeniz gerekir. Ardından müşteriler tarafından verilen siparişler, garsonlarınız tarafından masa numarasına göre restoran uygulamasına girilir. Ödeme sırasında ise müşterilerinizin masa numarasını belirtmesi yeterli olur. Ödemeyi aldıktan sonra yazılım üzerinden fatura çıktısı alabilmeniz de mümkündür.

Restoran Yazılımı ile Neler Yapılabilir?

Restoran otomasyon programı sayesinde işletmenizdeki tüm satış ve servis süreçlerini tek ekrandan yönetebilirsiniz. Günümüzde oldukça gelişmiş olan bu yazılımlar, size işinizi yönetebileceğiniz birçok özellik sunar. Bu özelliklerden bazılarını şöyle sıralayabiliriz:

• Sipariş yönetimi
• Masa yönetimi
• Fatura ve ödeme yönetimi
• Personel yönetimi
• Satış takibi

Şimdi, bu özellikler ile neler yapabileceğinize yakından bakalım.

Sipariş Yönetimi

Restoran yazılımını sipariş kabul etmek ve bu siparişlerin durumunu takip etmek için kullanabilirsiniz. Garsonlarınız, akıllı telefon veya tablet üzerinden alınan siparişin bilgilerini girdiğinde bu bilgiler mutfak bölümünün ekranında görünür. Böylece garsonun mutfağa giderek siparişleri bildirmesine gerek kalmaz.

Bu aşamada mutfak personeli ve garsonların sisteme girdiği bilgiler sayesinde siparişin durumu hakkında “hazırlanıyor”, “pişiyor”, “servis edildi” gibi bilgiler alabilirsiniz. Aynı zamanda sipariş bilgileri, kasanızdaki ekrana da yansır. Bu da ödeme alma sürecini pratikleştirir.

Bazı restoran yazılımları online yemek platformlarıyla da entegre çalışabildiği için paket servisle gönderilen siparişlerin takibini de aynı ekrandan takip edebilirsiniz.

Masa Yönetimi

Restoran programlarının en önemli özelliklerinden biri masa yönetimidir. Bu özellik sayesinde işletmenizdeki masa düzenini sisteme tanımlayabilir ve ekrandan görebilirsiniz. İşletmenizdeki masalara; “dolu”, “boş”, “rezerve”, “sipariş alınmayı bekliyor”, “servis bekliyor” gibi durumlara göre renk de verebilirsiniz. Böylece masaların takibini kolaylaştırabilirsiniz.

Masalarınızda bulunan QR menüleri (dijital menü) de restoran yazılımı ile eşleştirebilirsiniz. Böylece ürünler arasında uyumsuzluk oluşmaz ve müşterinin sipariş ettiği ürünü garsonunuz da ekrandan seçerek masanın hesabına kolayca ekleyebilir.

Fatura ve Ödeme Yönetimi

Restoran otomasyonları, POS sistemi ile entegre olarak da çalışabilir. Bu sayede fatura ve ödeme yönetimini de aynı yazılım üzerinden yapmanız mümkün olur. Bu aşamada yazılım, tahsil edilecek ücreti otomatik olarak hesaplar ve faturayı otomatik olarak oluşturur. Faturadaki vergiler de ayrıca hesaplanarak ekranınızda görünür.

Ödeme adımında, müşterinizin hangi yöntemle ödeme yapacağına göre de seçim yapabilirsiniz. Böylece restoran yazılımı, ödeme aldığınız yönteme göre işlemi tamamlar. Gerekli durumlarda toplam ücreti bölebilir ve aynı masa için ayrı ayrı ödemeler de alabilirsiniz.

Personel Yönetimi

Restoran yazılımı kullandığınızda, garsonlarınızda birer akıllı telefon veya tablet olur. Bu cihazlar üzerinden her garsona özel bir hesap oluşturursunuz. Böylece ekranınıza yansıyan bir siparişin hangi garsonunuz tarafından alındığını bilirsiniz. Ayrıca ilgili masaya da o garson atanır ve o masadan sorumlu olur.

Restoran programları, personelinizin performansını ölçebilmenize de yardımcı olur. Her garson kendi hesabı üzerinden sipariş alacağı için ay sonunda hangi garsonun ne kadar gelir yarattığını görebilirsiniz.

Satış Takibi

Restoran otomasyonu üzerinden periyodik ve detaylı raporlar alabilirsiniz. Bu raporlar sayesinde satışlarınızı da rahatlıkla takip edebilirsiniz. Sistem üzerinden günlük, haftalık, aylık veya belirlediğiniz iki tarih arasındaki satışlarınızla ilgili raporlara erişebilirsiniz. Bu satışların hangi yöntemle hangi tarihte, saat kaçta ödendiğini de raporlar üzerinde görebilirsiniz.

Alacağınız raporlar arasında ürün satış adetleri de bulunur. Yani hangi ürününüzden kaç tane sattığınızı kolayca öğrenebilirsiniz. Böylece satılmayan ve çok tercih edilmeyen ürünlerinizi menünüzden çıkarabilirsiniz. Ayrıca sistem, ürünlerin satış adetlerini gösterdiği için restoran yazılımıyla stok takibi yapabilmeniz de mümkündür.

Restoran yazılımı gibi dijital yenilikler, restoranları ve sektördeki tüm işletmeleri geleceğe hazırlayan ürünlerdir. İşletmenizi daha ileriye taşıyabilmek adına bu tip teknolojik gelişmeleri yakından takip etmeli ve erişebildiğiniz teknolojileri restoranınızda kullanmalısınız. Gelecekte restoranlarda ne gibi teknolojilerin olacağını öğrenebilmek için “Geleceğin Restoranlarında Yer Alacak Donanımlar ve Teknolojiler” başlıklı yazımızı okuyabilirsiniz.