Puantaj Nedir? Puantaj Cetveli Nasıl Doldurulur?

Personelin çalışma süreleri, birçok firmada takip edilen bilgiler arasındadır. İnsan kaynakları gibi departmanların başlıca görevleri arasında yer alan personel devamlılık takibi, genellikle puantaj cetvelleri kullanılarak yapılır. Bu nedenle biz de “Personel puantaj cetveli nedir, puantaj defteri nasıl tutulur, puantaj hesabı nasıl yapılır?” gibi sorulara cevaplar verdik.

Puantaj Nedir?

Puantaj, bir işin denetlendiğini belirten işaretler ve değerlendirmeler anlamına gelir. İş dünyasında da benzer bir amaçla kullanılan puantaj, çalışanların işe gelme sürelerinden mesai saatlerine kadar birçok detayı kapsayan cetvel, tablo ve çizelgelere verilen isimdir. Şirketlerde ve işletmelerde daha çok puantaj cetveli tabiri kullanılır. Peki, puantaj cetveli nedir ve ne için kullanılır?

Puantaj Cetveli Nedir, Ne İşe Yarar?

Puantaj cetveli; bir kurumdaki personellerin devam, devamsızlık ve izin detaylarının kayıt altında tutulduğu fiziki veya dijital defter, kart, çizelge ve tablolara verilen genel isimdir. Puantaj kayıtları, özellikle maaş hesaplamaları ve izin organizasyonları için büyük fayda sağlar. Çalışanların işe geldiği günler dışında izinli veya raporlu oldukları günler de cetvel üzerinden takip edilir. Bu sayede ödenecek ücretin kaç saat/gün üzerinden hesaplanacağı kolayca tespit edilir.

Puantaj cetveli, personellerle ilgili birçok bilgiyi içinde barındırır. İsteğe göre dizayn edilebilen bu cetvelin detaylı olması, daha verimli değerlendirmeler yapabilmeyi sağlar. Bu nedenle “Puantaj cetvelinde hangi bilgiler olmalıdır?” sorusuna da cevap vermemizde fayda var.

Puantaj cetveline eklenebilecek bilgiler:

• Ad - soyad
• T.C. kimlik numarası
• Personel numarası
• Departman, pozisyon ve görev
• Çalışma günleri
• Çalışma saatleri
• Mesai saatleri
• İzin günleri
• Özel ve mazeret izinleri
• Yıllık izinler
• Raporlu günler
• Resmî tatiller
• Aylık/günlük/saatlik ücret
• Değerlendirme

Puantaj cetveli oluşturmak için kullanılabilecek birçok farklı yöntem vardır. Bu yöntemlere puantaj defteri, puantaj kartı, Excel puantaj çizelgesi ve personel devam kontrol sistemi gibi örnekler verebiliriz.

Puantaj Defteri Nedir?

Puantaj defteri, her sayfasında bilgi işlenebilen tabloların yer aldığı büyük ebatlı bir defterdir. Genellikle her sayfası 1 aylık olacak şekilde tasarlanırken günlük tabloların bulunduğu puantaj defterleri de mevcuttur. Bu defterlerde puantaj cetvelleri el ile doldurularak oluşturulur.

Puantaj Kartı Nedir?

Puantaj kartı, her bir çalışan için ayrı ayrı tutulan ve aylık tabloları bulunan karttır. Tüm çalışanların verisi bir arada bulunmaz. Bu nedenle genellikle çalışan sayısının az olduğu firmalar tarafından tercih edilir ve el ile doldurulur.

Excel Puantaj Çizelgesi Nedir?

Excel puantaj çizelgesi, dijital ortamda puantaj kayıtlarının tutulması için tasarlanmış tabloları içeren bir bilgisayar dosyasıdır. Dijital puantaj cetveli de diyebileceğimiz bu çizelge, Excel isimli program üzerinden kullanıldığı için genellikle bu şekilde adlandırılır. Kayıt verilerinin yine el ile yapıldığı bu çizelge, bilgisayarda muhafaza edilir ve verilere ulaşmak daha kolaydır.

Personel Devam Kontrol Sistemi Nedir?

Personel devam kontrol sistemi veya kısaca PDKS; personellerin devam, devamsızlık ve izin süreçlerini otomatik olarak takip eden elektronik bir sistemdir. Bu sistemde çalışanlar, iş yerine girerken ve çıkarken bir kart okutur veya parmak izi, yüz gibi bir biyometrik verisini taratır. Ayrıca kart ve biyometrik veri okutulan bölümde bir turnike veya kilitli kapı bulunur. Dolayısıyla puantaj kaydı alınmadan giriş ve çıkış yapmak mümkün değildir.

Personel devam kontrol sistemi sayesinde kimin işe hangi gün, hangi saatte geldiği otomatik olarak kaydedilir. Kaydedilen veriler ile bir puantaj cetveli oluşturulur ve bu cetvele dijital ortamdan ulaşılır. Genellikle çok sayıda çalışanın bulunduğu büyük şirketlerin tercih ettiği bu sistem, puantaj cetveli oluşturmanın en kolay ve hata riski en düşük yöntemidir.

Puantaj Cetveli Nasıl Doldurulur?

Personel devam kontrol sistemi gibi bir teknolojinin kullanılmadığı işyerlerinde puantaj cetveli doldurulurken dikkatli olunmalıdır. Bilgiler otomatik olarak işlenmeyeceği için puantaj cetveli takibi özenle yapılmalıdır. Peki, puantaj cetveli nasıl doldurulur?

Puantaj cetvelinin doğru bir şekilde doldurulması için gerekli niteliklere sahip bir personelin bu iş için görevlendirilmesi gerekir. Görevli personel; çalışanların işe giriş çıkışlarını, çalışma saatlerini, izin günlerini ve sağlık raporlarını takip ederek anlık olarak deftere veya bilgisayara işlemelidir.

Puantaj Cetveli Örneği

Aşağıdaki örnek puantaj çizelgesi üzerinden cetvel doldurma konusu daha net anlaşılabilir.

Puantaj Nasıl Hesaplanır?

Puantaj, genellikle çalışma süresine göre hesaplanır. Hesaplamada cetvelin aylık mı, yoksa günlük mü olduğu önem taşır. Aylık puantaj cetvelinde genellikle çok fazla hesaplamaya gerek yoktur. Belirli bir aylık ücret ödendiği için ek hesaplama yapılmaz. Sadece mesaiye kalanlar ve ücretsiz izne çıkanlar için hesaplama yapılması yeterlidir.

Günlük puantaj cetveli ise genellikle tam zamanlı çalışmayan personel için tutulur. Yevmiye usulü ücret ödenen işlerde de bu yöntem kullanılır. Dönemsel, part time veya proje bazlı çalışanların da dahil edilebileceği günlük puantaj cetvellerinde saatlik/günlük ücret dikkate alınır. Personellerin belirli bir dönem içerisindeki çalışma saatlerine veya günlerine göre ücret hesaplaması yapılabilir.

Puantaj cetveli ile personel ücretleri hesaplandıktan sonra dikkate alınması gereken bir diğer konu da prime esas kazançtır. Çalışanların vergi ve sigorta primi gibi yükümlülükleriyle ilgili bir kalem olan prime esas kazanç hakkında detaylı bilgi alabilmek için “Prime Esas Kazanç Nedir, Nasıl Hesaplanır?” başlıklı yazımıza göz atabilirsiniz.